Desde Jiménez-Ridruejo y Asociados , hemos observado que existe una amplia confusión entre la aplicación de la factura electrónica y el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
Pasamos a resumir las implicaciones fiscales de ambos y calendario de implementación.
FACTURA ELECTRONICA
La ley 18/2022 de 28 de septiembre, Ley Crea y Crece, regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales.
A día de hoy, no hay fecha exacta de entrada en vigor de la factura electrónica, porque los plazos están supeditados a la publicación del Reglamento de desarrollo correspondiente y éste aún no ha sido publicado.
Desde el momento de su publicación, las empresas y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de €, tendrán un plazo de 12 meses para cumplirla, mientras que el resto de pymes y autónomos, el plazo será de 24 meses.
NORMATIVA QUE REGULA LOS SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACION (SIF)
Son diversas las normas que lo regulan y que están ya en vigor.
Ley 11/2021 de 9 de Julio de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Art.29.2.j Ley 25/2023 de 17 de diciembre, Ley .General Tributaria.
RD 1007/2023 Especificaciones técnicas de los sistemas de facturación y modificaciones contempladas en el RD 254/2025 de 01/04/2025
Orden HAC /1177/2024 de 7 de octubre.
La normativa implica que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben estar diseñados para que los registros de facturación introducidos en ellos no puedan ser modificados. Los SIF han de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación
Existe un régimen sancionador de hasta 50.000€ por el uso de software no adaptado.
Plazos de adaptación:
- Contribuyentes del Impuesto sobre sociedades: a partir del 01/01/2026.
- Resto de obligados: a partir del 01/07/2026.
Están obligados a cumplir la mayoría de empresas y autónomos, tanto si facturan a otros empresarios, como a consumidores finales.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), con la excepción de las entidades totalmente exentas. Las parcialmente exentas (como fundaciones o asociaciones) estarán sometidas a esta obligación por las rentas no exentas.
- Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
- Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas en España mediante un establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes o las comunidades de propietarios) que desarrollen actividades económicas.
La noramtiva establece unas excepciones a la utilización obligatoria de los nuevos SIF:
- Los contribuyentes que lleven sus libros registro de facturas emitidas y recibidas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) ya sea de forma obligatoria o voluntaria.
- Los contribuyentes adscritos al régimen de agricultura, ganadería y pesca y los que tributen en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA (módulos).
Características de los nuevos SIF
Sistemas autorizados
Para saber si un sistema de facturación cumple con los nuevos requisitos legales, la empresa proveedora del software deberá certificar dicha circunstancia mediante una declaración responsable que deberá encontrarse de manera legible e individualizada en el propio sistema informático.
(Desde Jiménez-Ridruejo y Asociados Recomendamos ponerse en contacto con su proveedor de software de facturación)
Dos modalidades de cumplimiento
A partir del momento en que resulte obligatoria la utilización de los nuevos SIF, los contribuyentes que deban utilizarlos podrán optar entre dos tipos de sistemas:
Sistemas no verificables
Una opción es recurrir a sistemas SIF que no remitan los registros de facturación a Hacienda de manera automática. Dichos sistemas, considerados no verificables, deben cumplir numerosos requisitos técnicos que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros y han de estar disponibles para la AEAT, bajo petición, de manera inmediata. En esta opción, uno de los requisitos adicionales, es que los registros han de incluir la firma electrónica del emisor.
Sistemas Verifactu
Otra alternativa son los sistemas informáticos denominados Verifactu, que se consideran verificables en la medida en que remiten los registros a Hacienda por medios electrónicos de forma continuada , automática e instantánea. En los sistemas Verifactu los requisitos técnicos son algo menos exigentes que en los no verificables, pero dichos sistemas Verifactu suponen el envío automático de los registros a Hacienda.
Opción
Se entiende que un contribuyente opta por darse de alta en un sistema Verifactu si inicia la remisión sistemática de sus registros a través de la sede electrónica de Hacienda. En ese caso, el uso del sistema Verifactu debe mantenerse al menos hasta el 31 de diciembre del año del alta (puede ser revocado después. )
Todos los SIF adaptados a la normativa, tanto en la modalidad verifactu, como en la que no es verifactu, en el momento de expedición de la factura, generan y guardan o remiten , a la AEAT un resumen de la factura, llamado registro de facturación, que lleva incorporado una serie de medidas de seguridad, como la huella digital de los datos o la inclusion de la firma electrónica del emisor en su caso. Todos los nuevos sistemas informáticos de facturación, hacen que todas las facturas emitidas, tanto completas como simplificadas, contengan un QR con información de la factura.
El registro informatico de facturación, contendrá resumidamente, la siguiente información:
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social emisor.
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del destinatario de las operaciones. Siempre que la normativa lo exija, incluyendo el número atribuido por su país de residencia.
- Indicación de si la factura ha sido materialmente expedida por su destinatario o por un tercero. Y, en ese caso, NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del destinatario o tercero expedidor material.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, si son distintas a la de expedición de la factura.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
- Si la factura tiene la consideración de rectificativa e identificación de las facturas rectificadas si es preceptivo.
- Si la factura es emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad y la identificación de estas.
- La descripción general de las operaciones.
- El importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones.
- Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo en caso de que sea de aplicación el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
- La base imponible de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia.
- Si la operación no se encuentra sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
- Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anterior.
- El código de identificación del sistema informático utilizado, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.
- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
- Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.
Todo obligado a emitir facturas que utilice un sistema de facturación debidamente certificado no tendrá responsabilidad por el incorrecto funcionamiento de este. Tal responsabilidad corresponderá a su fabricante.
NOTAS DE LA AEAT
Aunque la norma no lo diga expresamente, en Jiménez-Ridruejo y Asociados entendemos que los nuevos SIF tampoco serán obligatorios para aquellos contribuyentes que generan sus facturas exclusivamente de forma manual,(talonarios escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina), sin emplear para ello un sistema informático de facturación.
Asimismo, la página de la AEAT indica lo siguiente:
Tampoco afectará si se usan para facturar hojas de cálculo (Excel, numbers, …) o procesadores de texto (Word, Pages, …) exclusivamente de la siguiente manera:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
Nota aclaratoria:
El término VERI*FACTU con el que se suele conocer tanto a este reglamento como al real decreto que lo aprueba, proviene del nombre de uno de los 2 tipos de SIF contemplados por el reglamento que se puede utilizar para cumplir con esta normativa y cuya característica más destacada es que remiten a la Agencia Tributaria un resumen estructurado de los datos de cada factura (denominado registro de facturación de alta) en el mismo momento de su expedición.
En Jiménez-Ridruejo y Asociados estamos a su disposición, para aclarar las dudas que puedan surgirles tras la lectura de este documento.
Barcelona, 1 de septiembre de 2025